La création d'e-mail d'alerte de flux de travail SharePoint bibliothèques de fichier
Je ne peux pas utiliser les alertes en fonction sur le SharePoint en raison de la façon dont les autorisations SharePoint est mis à jour dans notre système. Je changerais si je pouvais, mais je dois le refaire complètement d'installation de SharePoint.
À ma question.
Un utilisateur veut me faire un flux de travail pour envoyer une alerte par courriel lorsqu'un document est téléchargé ou modifiées dans SharePoint. J'ai cherché quelque chose qui pourrait le faire, mais je n'ai pas eu de chance jusqu'à présent. Je vous serais reconnaissant de toute aide.
Je suis tente de faire de ce flux de travail dans SharePoint designer 2010 pour un site SharePoint 2010.
Mise à JOUR:
J'ai trouvé les bibliothèques qui ne sont pas de travail des sous-dossiers ou ont Créer des Versions Principales activé dans les paramètres de contrôle de version. Je ne sais pas pourquoi il rompt le des alertes par courriel mais tout conseil serait apprécié.
Mise à JOUR 2:
La seule bibliothèques qui sont d'avoir des problèmes aujourd'hui ce sont les bibliothèques de Créer des Versions Principales activé dans les paramètres de contrôle de version.
J'ai trouvé les bibliothèques, avec des sous-dossiers de travail mais l'original des bibliothèques, j'ai été tester les trois qui ont été la rupture à 2 pas de dossiers à l'intérieur et à l'autre donc j'ai pensé qu'il pourrait être un problème. J'ai été incorrect ont donc éliminé cette option.
J'ai trouvé que les bibliothèques que je n'arrive pas à envoyer le flux de travail ont soit les sous-dossiers le flux de travail ne regardez pas à l'intérieur, ou en gestion des versions réglage de la Créer des Versions Principales est allumé. Je ne suis pas sûr, pourquoi ce serait briser mais c'est la seule différence que j'ai pu trouver dans les listes.
C'est pourquoi le Flux de travail n'est pas de travail pour vous? - mais quel est le OOTB alertes - pourquoi n'utilisez-vous pas?
Notre autorisations SharePoint sont tous supprimés pendant la nuit et sont ensuite ré-ajoutée. J'ai repris l'appui de cette sorte n'était pas celui qui a mis que jusqu'alors je ne sais vraiment pas pourquoi la personne qui a configuré n', mais il rend les alertes inutiles comme si vos autorisations sont supprimées toutes les alertes associées avec vous sont supprimés.
OriginalL'auteur Aaron | 2013-07-10
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Dans Sharepoint Designer, sélectionnez la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter le flux de travail.
Cliquez sur "Liste Worklfow" sur le ruban
De donner un Nom à votre flux de travail et une Description facultative
Dans le concepteur de flux de travail de configuration de votre flux de travail:
un. Ajouter l'Action "envoyer un courriel"
b. Spécifiez les paramètres des e-mails, vous pouvez utiliser les Recherches de recherche de valeurs liées à l'élément que vous avez téléchargé ou modifiés. Par exemple, dans le champ, vous pouvez sélectionner un Groupe Sharepoint ou même l'utilisateur qui a créé l'élément actuel
c. Dans le corps, vous pouvez insérer des valeurs comme Nom de Document, Titre, etc en cliquant sur ajouter ou de modifier de recherche
d. Ajouter plus d'actions que vous souhaitez
Cliquez sur Paramètres du Flux de travail dans le Ruban
Décochez la case Autoriser ce flux de travail pour être lancé manuellement et permettre créé et est changé.
Enregistrer le flux de travail en cliquant sur le bouton enregistrer dans le ruban
Publier le flux de travail en cliquant sur le bouton publier dans le ruban
Flux de travail qui doit maintenant être activé pour que la Bibliothèque.
OriginalL'auteur Luis
De mon expérience, je n'ai eu aucun problème avec un flux de travail ne fonctionne pas correctement si le document est entré dans un sous-dossier ou si le contrôle de version est activé. Je voudrais vérifier pour s'assurer que si le contrôle de version est activé, vérifiez le Contenu de l'Approbation, le Projet de Sécurité de l'Élément, et d'Exiger l'extraction des paramètres pour voir si cela peut causer un problème. Vérifiez également le flux de production des rapports d'activité où il peut offrir pourquoi c'est un échec. Vous pouvez aussi avoir besoin de vérifier et voir si le flux de travail est configuré pour s'exécuter sur un type de contenu spécifique. Enfin, je voudrais essayer de trouver toute la documentation sur le pourquoi de la personne précédente qui a créé les autorisations de flux de travail pour déterminer l'effet que cela aurait si elle a été supprimée car elle semble être plus d'un hinderance qu'utile.
OriginalL'auteur Joe
Juste pensé que je voudrais partager ce que j'ai découvert.
J'ai eu le même problème en ce que les alertes ne serait pas obtenir envoyés lorsqu'un document est téléchargé. J'ai fini par faire ce qui suit, et il semble fonctionner pour autant.
Si l'Élément Courant: ID du Type de Contenu est égal Document (j'ai obtenu ce à partir de quelqu'un ici, je suis désolé, j'ai oublié qui)
et
Poste actuel:Service égal des Ressources Humaines (ou ce que vous voulez qu'il soit)
E-Mail: Les Utilisateurs
J'ai remarqué que quand j'ai téléchargé le document le flux de travail a montré complète et c'est pourtant vous n'avez pas mis les paramètres pour le coup d'envoi de l'alerte et il dit: "Ce document n'a pas besoin d'obtenir de l'envoyé car il n'est pas un des Ressources Humaines document."
Vous pouvez également faire ce travail en téléchargeant le document, puis en modifiant les paramètres. Si les paramètres du Flux de travail est fixée pour le coup d'envoi lorsqu'un document est mis à jour ce sera également déclencher les alertes.
OriginalL'auteur Jasmine Hoegh