Quelle est la meilleure façon d'organiser les e-mails dans MS Outlook?

Dans ma boîte de réception principale, j'ai 3 sous folers: Faire, Faire, de Reporter et de 3 macros pour déplacer le dossier sélectionné dans la corporation de dossier. (alt-1 se déplace sélectionnés mail à fait et puis sélectionne le prochain mail). Chaque jour, j'ai rapidement filtre de ma boîte de réception dans les trois dossiers. J'ai peut traiter plusieurs centaines de mails en 20 minutes environ.

Faire, quelque chose que je m'attends à aujourd'hui.
Fait, quelque chose que je ne se soucient pas/avoir lu et compris, je ne vous attendez pas à consulter ces aujourd'hui.
Reporter, quelque chose que je vais faire quelque chose, mais pas aujourd'hui.

À la fin du traitement j'attends ma boîte de réception est vide.

À la fin de la journée, tous les articles de courrier à Faire passer à Reporter (je ne veux pas garder les choses dans l'
Fait du jour au lendemain).

Au début de la journée, tous les éléments à Reporter sont filtrés en utilisant les règles ci-dessus, je ne veux pas laisser les choses en Reporter pour plus d'un jour ou 2. Si des choses se bloque autour depuis trop longtemps, je vais l'ajouter à mon carnet de processus plus tard.

À la fin de la journée tous les messages de ce Fait est copié dans un dossier d'archivage basé sur le mois et l'année. Fait, c'est juste une place de parking pour que les choses soient archivés.

- Je utiliser un outil pour indexer mes archives, j'ai effectivement utiliser X1 mais google desktop est une excellente alternative.

Je filtre tout fait important que je tiens à vous référer aux notes outlook.

Je filtre toutes les tâches que je voudrais recal dans omni focus (http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/) le meilleur GTD que j'ai trouvé.

Je N'employez JAMAIS de ma boîte de réception comme une liste de choses à faire ou un mécanisme pour l'enregistrement des faits subtiles je tiens à rappeler plus tard. Je sais que beaucoup de gens le font, mais à mon humble avis, c'est juste une mauvaise façon d'être.

(cross posté à LJ).

MODIFIER.

Oh par un post plus haut, j'ai aussi filtrer les messages non publié à moi directement, par la liste de diffusion le courriel a été envoyé. Je donne des quantités différentes de l'attention à chaque liste de diffusion. Je fais suivre le mécanisme ci-dessus pour chaque liste de diffusion, mais certains je un coup d'œil à la et certains je les processus en détail.

Remontez

Dans les commentaires, j'ai été invité à fournir le code source pour les macros je l'ai mentionné ci-dessus. Je NE suggère qu'il est vu comme un exemple de bonne VBA, je suis assez sûr qu'il a été extrait à partir de l'interweb et adapté à mes besoins. Il a travaillé de manière fiable pendant de nombreuses années.

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

tout e-mail est généré automatiquement obtient auto-filtré à son propre dossier. Des dossiers distincts pour chaque projet, et plus encore pour les RH et général de la société indésirable. Fondamentalement, la boîte de réception ne doit contenir que des choses qui ont besoin de réponses, une fois répondu à déplacement de messages vers un dossier.

Installer Affûttout laisser dans la Boîte de réception et recherche juste des trucs.

Ok, peut-être faire certains organisation, mais il est assez bon, et le meilleur de la recherche, le moins manuel de l'organisation que vous avez à faire, et c'est une Bonne Chose, de l'OMI.

J'ai simplement deux dossiers: ma boîte de réception, et un sous-dossier appelé "archive". Ma boîte de réception est ma todo-list. Si un message a besoin de plus d'attention, ou a peu d'action, qui doit être complété, ou je suis en attente d'une réponse de quelque chose, il reste dans la boîte de réception. Si c'est géré, je le déplacer vers l'archive.

Donc, si c'est dans la boîte de réception, ça me rappelle des trucs que j'ai encore besoin de le faire chaque fois que j'ai vérifier mon adresse e-mail.

L'indexation de la recherche dans Outlook avec Vista permet la recherche par le biais de courriels autant de plaisir que ce soit avec Google Mail, de sorte que vous pouvez appliquer la même stratégie qu'ils ont fait. Pourquoi supprimer une adresse e-mail?

Aussi, j'ai désactiver l'auto-archivage et de garder tous les e-mails en local avec moi.

Tout le monde semble le suggérer dossiers; je suggère Catégories.

J'ai 1 active pst et 1 pst par archivé année, chaque mail est affecté à une ou plusieurs catégories. Ajuster l'affichage du dossier de groupe par catégorie.

Le principal avantage est que vous pouvez attribuer plusieurs catégories à un seul mail.

Tout ce qui reste de l'attention est dans la boîte de réception sans catégories.

Oh oui, et les Règles! Comme déjà mentionné, les règles de mails automatiques, ainsi qu'une règle pour les expéditeurs, les fichiers de courrier entrant dans un dossier boîte de réception.

1 dossier par projet.

1 dossier pour les personnels mails.

1 dossier pour le soutien.

Boîte de réception pour la plupart des autres choses.

J'ai l'habitude de définir des règles d'auto-courrier dans les dossiers de droit.

- Je utiliser Windows Desktop Search.

J'ai un énorme hors ligne PST où j'ai passer le tout, et je peux facilement trouver quoi que ce soit par la recherche.

Merlin Mann a passé une charge de temps à explorer ce que Boîte De Réception Zéro. Il ya une grande vidéo présentation de Google qui vaut la peine de regarder.

Je viens de tout garder dans ma Boîte de réception et de laisser l'auto-archivage. De cette façon, je peux de tri et de recherche de la Boîte de réception de trouver quoi que ce soit. Google Desktop Search permet aussi.

Je sais que certaines personnes qui méticuleusement réaffecter leurs e-mails dans un vaste hiérarchie de dossiers. Ils ne peuvent jamais trouver quelque chose de plus que 2 jours! "Peut-être que je l'ai mis dans le cadre du Projet X; non, peut-être sous Oracle des Questions; non, ..."